Os dias do comércio exterior são movidos por inúmeros documentos que vão nortear os processos, escolher parceiros que tenham conhecimento para verificação dos mesmos é essencial.

A documentação é parte fundamental de um processo de importação coordenado com êxito, uma vez que a documentação é à base de toda a informação estratégica na qual tanto o importador, quanto o despachante aduaneiro, e a Receita Federal, podem validar a veracidade das mesmas, de forma que todos os dados da mercadoria estejam inseridos nos documentos.

É comum a documentação apresentar divergência e pode ser penalizada pela receita com multas estipuladas em legislação aduaneira, caso venha a ser analisada.

Como a RFB verifica o histórico do importador como forma de avaliar a operação, faz-se necessário tentar evitar qualquer tipo de penalizações para manter um bom histórico, e não sofrer rígidas conferencias.
Na visão aduaneira, os documentos de instrução de despacho devem seguir os parâmetros definidos na legislação aduaneira, as quais expõem que a fatura comercial, deve vir do exportador e conter:
·Dados de identificação do importador.
·Dados de identificação do exportador.
·País de aquisição, origem e procedência.
·Incoterm.
·Forma de pagamento (tipo de câmbio).
·Descrição da mercadoria.
·Quantidade e tipo de volumes de carga.
·Peso líquido e bruto.
·Data de emissão e responsável pela emissão.

Em relação ao conhecimento de embarque, o mesmo deve conter:

·Dados de identificação do importador.
·Dados de identificação do exportador.
·Local de embarque e desembarque.
·Descrição sucinta da mercadoria.
·Código de sistema harmonizado de classificação fiscal (HS CODE), no embarque marítimo.
·Quantidade e tipo de volumes de carga.
·Peso bruto.
·Composição do valor do frete.
·Data de emissão e responsável pela emissão.

Em relação ao romaneio de cargas, o mesmo deve conter:
·Dados de identificação do importador.
·Dados de identificação do exportador.
·Descrição da mercadoria.
·Quantidade e tipo de volumes de carga.
·Peso líquido e bruto.
·Data de emissão e responsável pela emissão. (recomendável).

A documentação de instrução do despacho aduaneiro de importação tem a necessidade de ficar arquivada por período mínimo de cinco anos a partir da data de emissão dos documentos. Erros simples de fatura e romaneio de carga (packing list) geram penalidades de R$ 200,00 (duzentos reais) cada de acordo com o art. 557 e art. 715 do regulamento aduaneiro; o art. 728 VIII – de R$ 500,00 (quinhentos reais) pela não apresentação do romaneio de carga (packing list) nos documentos de instrução da declaração aduaneira; ou podendo chegar a 1% do valor aduaneiro da mercadoria se for constatado o art. 711, que é a inexatidão da carga declarada em si.

Deste modo, é de suma importância a coordenação documental com antecedência e diligência na hora da escolha de parceiros técnicos do comercio exterior.